Hay quien, de pronto, necesita comunicarse con alguien mediante un correo electrónico en contextos educativos. Si no sabe cómo escribirlo, la impresión de puede dar acaso sea negativa, por ejemplo, cuando se estudia en la universidad y se solicita una tutoría por primera vez. De ello me di cuenta cuando en el año 2017 comencé a impartir la asignatura de Técnicas de investigación en historia del Grado de Historia (en la Facultad de Geografía e Historia de la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria, ULPGC). Entonces, el temario pedía que explicase algo tan esencial en la comunicación universitaria como las pautas para escribir un correo electrónico. La asignatura se extinguió junto con el plan docente del que procedía, pero, dado el craso error que -según creo- supuso tal desaparición, cada año seguí incluyendo esas pautas en algún lugar de los campus virtuales de todas mis asignaturas (incluso en la de Máster de Patrimonio histórico, cultural y natural). Como últimamente suelo tenerlos repletos de información, he decidido publicar aquí estas directrices, para que además puedan servir a cualquier persona, esté o no matriculada en la ULPGC. Sobre todo, porque creo que es muy sencillo y fácil de aprender. Por supuesto, ni falta hace decir que hay infinidad de maneras para escribir una carta, y que esta forma va dirigida sencillamente a quien pueda servirle porque desconozca otra manera de hacerlo.

En esencia, un correo electrónico es -como su nombre indica- un correo, es decir: una carta que se envía en formato electrónico en vez de por un medio postal. De hecho, mail en inglés quiere decir correo, y la letra e de email (o e-mail) significa electronic (electrónico); es decir: email o electronic mail es un correo electrónico.

La estructura y contenido de un correo electrónico es heredero de las antiguas cartas de papel que, según mi experiencia, hacia los años noventa del siglo pasado empezaron a ser paulatinamente desplazadas en España por los correos electrónicos, acaso gracias a su inmediatez, que han ido ganando terreno a marchas agigantadas. Aunque son muy parecidos a las antiguas cartas, quizás las diferencias formales más llamativa entre ambas fórmulas son que los correos electrónicos ya tienen la data incluida, y que en ellos se añade un asunto o tema aparte, cuestión que trataré al final porque suelo dejarlo yo para lo último, cuando tengo más claras las ideas, pero sería perfecto también redactarlo, al menos provisionalmente, al inicio, y revisarlo tras haber preparado el correo.

Una carta electrónica tiene esencialmente una estructura muy sencilla, heredera de una larga tradición epistolar, que se compone de un saludo inicial, un cuerpo del documento y un saludo final o despedida. Esto en esencia se traduce, de manera formal y aproximada, en un escrito con tres partes diferentes. La primera parte tendrá una primera línea con el saludo más dos puntos. La segunda parte, la del cuerpo del documento, irá en párrafo aparte e incluirá el motivo por el que se escribe (con o sin presentación previa, que si es muy extensa puede ir en otro párrafo). La tercera parte será la final, de despedida, agradecimiento si procede, y de la firma. Obviamente, todo esto es flexible y depende de la extensión o de los temas que aborde.

A continuación ofrezco algunos modelos y pautas, imaginando que quien lee esto me escribe. Aunque quien me conoce sabe que me gusta tutear y ser tuteada, ahora incluyo el tratamiento de usted, sencillamente porque este correo está pensado para ámbitos universitarios, como decía, donde conviene inicialmente siempre tratar de usted (hasta que la otra parte al responder indique lo contrario, si lo hace). Las partes antes aludidas de un mensaje son: 

1. Saludo del correo

Encabeza el correo con un saludo. Si hay un vocativo -en este caso, el nombre a quien te diriges- debes aislarlo con una coma (Hola, Leonor). En cualquier caso, haya o no vocativo, añades dos puntos tras el saludo. No debes acabar el inicio del correo por una coma, porque es un calco anglicista, según el apartado 3.4 del Diccionario Panhispánico de Dudas de la RAE. Al respecto, el apartado de El español al día ofrece más casos ilustrativos, a los que remito. Cuatro ejemplos de lo recién explicado son:

    Buenas tardes, Leonor:

    Hola, Leonor:

    Buenas tardes:

    Estimada profesora Leonor Zozaya:

2. Cuerpo del texto

En este apartado resumirás la esencia de tu correo, el motivo por el que escribes. De las muchas posibilidades existentes, sugiero comenzar dividiéndolo en dos: la presentación y el asunto en sí.

2.1. Presentación, en caso de que haga falta que conste

Si es la primera vez que escribes a la persona a quien te diriges, o si hace mucho tiempo que no os veis o escribís, incluye algún tipo de presentación (recuerda que quienes somos docentes podemos estar en contacto con un nutrido número de estudiantes, cuyos nombres cambian cada año con cada matrícula), como en estos dos ejemplos:

    Mi nombre es Marta Pérez López, alumna del curso pasado en el turno de tarde de la asignatura de Lectura del documento histórico.

    Soy Antonio Martín Pérez, y estoy matriculada en el turno de tarde de la asignatura de Paleografía y Diplomática. 

En caso, por ejemplo, de que vayas a pedir una carta de presentación y necesites presentarte de manera más extensa, recomiendo detallar tus intereses académicos o líneas de investigación. O, si conociste hace años a la persona docente a quien te diriges, convendría recordarle dónde (en una antigua asignatura, en un congreso…); si se alargan las explicaciones de la presentación, prueba a separar esa información en un párrafo aparte, al modo como hago en el siguiente epígrafe.

2.2. Asunto por el que escribes

Intenta detallar bien a qué quieres decir en el correo. Normalmente es sencillo, aunque a veces se generan ambigüedades con mensajes un tanto crípticos para quien los recibe, que si se aclarasen previamente ahorraría tiempo a ambas partes. Por poner un par de ejemplos, valgan estos:

    Quería saber si es posible concertar una tutoría la semana que viene. He visto sus horarios en el campus, y el día y la hora que más me convienen son estos (en orden de preferencia:) […].

    Le escribo porque tengo una duda con la asignatura, en relación con el artículo [tal] que ha mandado leer en la clase de Máster de Patrimonio. ¿Podría hacer el resumen de otro artículo, titulado [tal]? Es que acabo de ver que es una novedad bibliográfica y me parece muy interesante […]

En caso de que el tema del correo sea extenso, recomiendo escribir un párrafo por cada idea principal.

3. Saludo final, con despedida y agradecimiento

Me gusta comparar la despedida con una despedida real que acontece en la vida, en situaciones como decir adiós entre estudiante y docentes. Es decir, cuando te despides de alguien le dices frases que dices en persona, como “hasta pronto” o “saludos”, además de que siempre recomiendo algo así como un “gracias de antemano”.

Desaconsejo despedirse con fórmulas de este estilo: “Respóndame lo antes posible”, que procede de casos reales que suelo recibir, casualmente con correos que no me toca atender a mí, sino al correspondiente tutor/a de TFT (que en cuanto puedo respondo con la frase recién dicha). Sobre la petición de que te contesten pronto, recomiendo tener cautela, y solicitarlo solamente si ya hubiesen pasado al menos un par de días desde que se escribió un correo y la persona apelada no hubiera respondido aún. También, es preciso asegurarse de si esa persona es quien realmente debe responder; digo esto porque muchos estudiantes no preguntan a sus tutores/as dudas que no me corresponde responder pero que me trasladan a mí (al tener varios blogs, me escriben estudiantes y personas de cualquier parte del mundo, lo cual es imposible de atender, claro).

Respecto a despedirse con “Atentamente”, lo desaconsejo en casos que por el contexto se presuma un trato personal, cordial y directo, pues “atentamente” no es algo que yo diga a nadie cuando me despido, precisamente, porque esa expresión me resulta despersonalizada, aunque esta sea una apreciación mía subjetiva. Sí suelo recomendar esa fórmula al personal que trabaja en la administración (a quienes en muchos casos no se conoce, y en algunos contextos hasta requiere algún tipo de parcialidad u objetividad), o para casos en los que reine la distancia. Además de lo dicho, conviene añadir algún agradecimiento como cortesía, sobre todo, si se ha pedido algo. Por ejemplo:

Saludos, gracias y hasta pronto,

Marta.

Me despido agradeciéndole de antemano su tiempo,

Antonio.

Sobre los signos de puntuación de la despedida de una carta, la Fundéu ofrece diversas recomendaciones en este breve artículo (pulsa aquí). En resumen, y aunque caben más posibilidades, si la frase carece de verbo se añadirá coma (como los ejemplos que acabo de dar), o incluso desaparecerá cualquier signo de puntuación que se suplirá por el cambio de párrafo. Sin embargo, si la frase tiene verbo -y por tanto es completa- se añade punto, como:

Reciba un saludo muy cordial.

María.

4. El asunto o tema del correo electrónico, breve y conciso

Antes de enviar el correo electrónico debemos rellenar de forma concisa el asunto que lo encabeza, con el tema principal resumido sobre el que trata. Recomiendo huir de generalidades como “Petición”, “Solicitud” o palabras sueltas similares, que recuerdan demasiado a los virus que antaño se propagaban velozmente, tanto que hasta el ordenador, ante la más mínima sospecha, puede reenviar el correo al spam. Es fácil completar esos datos con información como “Solicitud de una carta de presentación”, o “Petición de tutoría la semana que viene”.

5. Ejemplo general

Lo ofrecido hasta aquí han sido modelos fraccionados de una estructura esencial de un correo electrónico, que en la práctica es flexible y admite numerosas variables. Claro que se puede enriquecer el esquema dado, pero para ello antes hay que dominar la base; al respecto, los ejemplos correctos podrían ser infinitos. De cualquier modo, uniendo unos y otros datos, un correo podría ser así:

    [Asunto: Solicito una tutoría el martes 27 de mayo]

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